Avis à notre clientèle – Covid-19 20 mars 2020

Saguenay, le 20 mars 2020

 

Chères clientes, chers clients,

Alors que le monde réagit à la menace grandissante que présente la propagation de la COVID-19, nous tenons à vous informer des mesures que nous avons déployées et de la manière dont nous comptons minimiser les impacts sur nos opérations, et les vôtres, durant cette période d’incertitude.

 

Mesures et plan d'action :

Sécurité de nos employés :

Nos employés sont essentiels pour l'ensemble de notre prestation de services. Nous veillons donc activement d'une part à les protéger, d'autre part à fournir des conseils adaptés à cette situation extraordinaire.  Pour l’heure, nos employés sont toujours en poste mais nous serons en mesure d’effectuer du télétravail si la situation le nécessitait.

 

Continuité des activités :

Conformément aux plus récentes directives gouvernementales, nous avons mis en place des mesures afin de limiter la transmission du virus.  Nous appliquons les consignes de lavage de mains, d’éloignement social, de désinfection de nos bureaux ainsi que les autres règles établies par nos gouvernements.  Nous disposons déjà des infrastructures, des outils de travail et des logiciels de gestion nécessaires pour travailler efficacement à distance, sans que cela n’affecte la qualité des services que nous vous fournissons. Soyez aussi assurés que nous maintenons nos heures ouvrables régulières. Notre objectif est que la transition se fasse de façon transparente et en douceur. De plus, tant que possible, nous avons décidé de convertir toutes les rencontres en personne vers des conférences téléphoniques ou vidéoconférences.

 

Accès limités à nos bureaux :

Nous déployons ces mesures d'isolement social afin de protéger votre santé et celle de nos employés.  Ainsi, nos bureaux ne seront plus accessibles à la clientèle, à moins que :

  • nous ayons spécifiquementrequis votre présence ;

ET

  • vous ayez complété obligatoirement un questionnaire qui vous sera acheminé en temps opportun ;

 

Signatures :

Désormais et à moins d’avis contraire de notre part, toutes signatures s’effectueront électroniquement.  Ainsi, lorsque votre signature sera requise, nous vous transmettrons le document à signer par courriel et vous pourrez procéder à sa signature de la façon suivante :

  1. avant d’ouvrir la pièce jointe en format .pdf qui vous sera transmise, assurez-vous d’avoir la dernière version d’Adobe Reader, laquelle peut être téléchargée à l’adresse : https://get.adobe.com/fr/reader/ ;
  2. dans le courriel que vous avez reçu, cliquez sur « Click here » pour accéder au document ;
  3. à l’aide de la souris ( sur un ordinateur ) ou de votre doigt ( sur un téléphone mobile ), appuyez dans la case identifiée « click here to sign » ;
  4. tapez votre nom ( s’il s’agit d’une demande de signature ) ou vos initiales ( lorsque ce ne sont que vos initiales qui sont requises ) ;
  5. cliquez sur « Apply » ;
  6. cliquez sur « Click here to sign » ;

 

Transmission de documents :

Dans ces circonstances, nous vous invitons à nous transmettre vos documents de l’une des façons suivantes, en priorisant :

  • le courriel : jfmavocats@videotron.ca;
  • en cas d’impossibilité d’utiliser le courriel, le télécopieur : (418) 542-4155

Vos documents devront obligatoirement nous être acheminés en format .pdf.  Ainsi, toutes les pièces reçues dans d’autres formats ( .jpeg, .gif, .jpg ) ne seront pas lues ni considérées.

Dans l’éventualité où vous ne disposez pas de numériseur ( scanner ), nous vous invitons à télécharger l’application « Adobe Scan », laquelle permet de prendre un document en photo et le transformer en format .pdf. 

 

Paiements de factures : 

Tous les paiements de factures devront désormais être effectués électroniquement de l’une ou l’autre des façons suivantes :

  • par AccèsD, en recherchant « JF Maltais avocat», en nous ajoutant comme fournisseur et en effectuant un paiement de facture comme tous vos autres fournisseurs ;
  • par virement Interacà l’adresse courriel jfmavocats@videotron.ca ; veuillez utiliser « Contre qui ? » comme question secrète, la réponse étant le nom de l’organisme ( SAAQ, CNESST, IVAC, RQ, etc. ) ;
  • par dépôt direct à notre compte, en prenant le soin de nous contacter par téléphone afin d’obtenir nos coordonnées bancaires et nous aviser par écrit ou par courriel de votre virement ;

 

**********************

Compte tenu de la situation actuelle, ces mesures exceptionnelles pourraient être révisées ultérieurement et nous vous tiendrons au courant de tout changement à cet effet.

Dans l’intervalle, nous vous invitons à conserver précieusement les indications qui sont contenues à la présente.

Vous remerciant de votre précieuse collaboration, nous vous prions, chères clientes, chers clients, de recevoir l’expression de nos sentiments les meilleurs.

Les commentaires sont fermés.